La decisión es definitiva: su empresa ha comenzado un viaje hacia la transformación digital. El siguiente paso es adoptar un lugar de trabajo digital o «Digital Workplace», pero esto puede parecer un poco confuso. ¿Cómo es realmente un Digital Workplace? ¿En qué se diferencia de lo que ya usa?
La búsqueda de herramientas digitales para el lugar de trabajo es abrumadora. A primera vista, las aplicaciones se ven muy similares. Sin embargo, las diferencias entre las soluciones podrían significar más días de capacitación para sus empleados o más suscripciones de aplicaciones para completar las funciones que faltan o satisfacer las necesidades de comunicación.
¿Quién quiere dedicar tiempo a aprender a usar una aplicación que significaría la pérdida de tiempo y recursos?
A continuación, presentamos una guía de las diez características imprescindibles del software de lugar de trabajo digital o Digital Workplace para ayudar a que su organización avance por un camino exitoso hacia la transformación digital.
Las 10 características principales del software para el lugar de trabajo digital
1. Módulos para una variedad de trabajos
Más de dos tercios [1] de los trabajadores desperdician hasta 60 minutos al día alternando aplicaciones en el trabajo. ¿La solución? Un lugar de trabajo digital o Digital Workplace donde los empleados pueden automatizar procesos, crear tableros de proyectos, manejar casos de asistencia técnica y colaborar, todo en un solo entorno.
Cuando los procesos de negocio están en una plataforma unificada, localizar información es muy sencillo. En lugar de buscar en numerosas aplicaciones, simplemente escriba lo que está buscando en una barra de búsqueda avanzada, ya sea un archivo, una publicación de discusión o la información de contacto del usuario.
2. Integración sin estrés
Un software del lugar de trabajo digital no cubrirá todas las necesidades de una empresa, como la gestión de relaciones con los clientes, pero los sistemas CRM y otro software esencial se pueden integrar mediante la tecnología API; no se requiere codificación.
La integración no se trata de pegar una variedad de herramientas tecnológicas, sino de conectar software estratégicamente seleccionado para lograr una mayor productividad. Si tiene algunos sistemas de función única, deben trasladarse al lugar un Digital Workplace para ahorrar en tarifas de suscripción y alternar tiempo. Las herramientas esenciales, como el software de contabilidad, se vinculan a un lugar de trabajo digital, lo que agiliza los procedimientos de transferencia de datos y generación de informes.
3. Flujo de trabajo sin código y gestión de proyectos
Empiece a trabajar directamente con una solución intuitiva sin código en la que los empleados pueden crear fácilmente flujos de trabajo simples o complejos.
Las características como los formularios de arrastrar y soltar y los tableros Kanban brindan vías visuales para que los equipos resuelvan problemas sin tener que esperar a que un departamento de TI desarrolle un nuevo programa.
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4. Aplicaciones prediseñadas para implementación instantánea
Incluso en una aplicación visual, crear procesos de flujo de trabajo puede resultar abrumador para algunos empleados. Es posible que no estén seguros de qué información incluir en un formulario o exactamente qué pasos están involucrados en un proceso simple. Es posible que las empresas más pequeñas o las nuevas empresas simplemente no tengan tiempo para elaborar un flujo de trabajo.
Las aplicaciones prediseñadas ahorran tiempo a las empresas decididas a automatizar el flujo de trabajo y adoptar un lugar de trabajo digital o Digital Workplace. Los procesos como la aprobación de presupuestos, las órdenes de compra y la incorporación de empleados siguen pasos similares, sin importar el tipo de negocio. Los empleados pueden instalar una aplicación prediseñada para comenzar y hacer los ajustes necesarios.
5. Conversaciones contextuales
El 63% [4] de los trabajadores estadounidenses ha querido dejar sus trabajos porque la comunicación ineficaz ha interferido con su capacidad para hacer su trabajo. Si bien las opciones de colaboración son abundantes, la mayoría de las aplicaciones son solo un complemento, vagamente conectadas a las tareas laborales del día a día.
Un lugar de trabajo digital permite a los empleados etiquetar a otros en conversaciones dentro de la tarea o proyecto relacionado, lo que facilita el seguimiento de la correspondencia. Una vez que se presenta un nuevo miembro del equipo, puede ver todos los comentarios anteriores y ponerse al día en cuestión de minutos.
Proporcionar una herramienta de comunicación útil también mantiene a raya los problemas de TI. La seguridad comprometida, el incumplimiento y la pérdida de propiedad intelectual pueden ocasionar daños costosos a largo plazo en cualquier negocio.
6. Canales de colaboración
Para las discusiones que no están directamente relacionadas con el trabajo, los empleados etiquetan a los colegas en los grupos de canales de colaboración, enumerados por categoría. Las herramientas de primer nivel incluyen opciones de emoji y GIF en las conversaciones y permiten a los empleados intercambiar información a través de sondeos, encuestas y anuncios.
Los gerentes que quieran asegurarse de que las conversaciones sigan siendo apropiadas para el trabajo deben poder moderar las publicaciones y mantener el control de los canales de discusión.
7. Informes inteligentes
Un lugar de trabajo verdaderamente digital incluye una variedad de opciones de informes para rastrear y mejorar la eficiencia del proceso. El software de Digital Workplace brinda métricas de antigüedad, tablas dinámicas o informes personalizados para cumplir con los requisitos de su empresa.
La identificación de los problemas del proceso puede ser difícil, pero los registros de auditoría completos archivan cada acción para ahorrar tiempo y mejorar la responsabilidad a medida que los gerentes dirigen y ajustan el flujo de trabajo.
8. Opciones de control de acceso
¿Dónde encajan los datos confidenciales en un lugar de trabajo digital público? Las funciones de seguridad controlan quién puede ver información y campos confidenciales. Para las conversaciones que deben mantenerse en secreto, los canales de colaboración secretos son una forma fácil de mantener discusiones de forma privada en el lugar de trabajo digital en lugar de volver al correo electrónico.
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9. Flujo de trabajo y flexibilidad de formato
Haga que los miembros del equipo sean responsables de mantener el progreso del flujo de trabajo automatizado utilizando parámetros personalizados, fechas límite y escaladas. Dependiendo de la etapa de un proyecto, la capacidad de cambiar de tableros Kanban a un diseño de hoja de cálculo o flujo de actividades es beneficiosa.
Los empleados que resuelven casos del servicio de asistencia técnica necesitan la libertad de crear resoluciones de casos individualizadas y cambiar la información rápida que se muestra en las tarjetas de tareas para una mayor agilidad.
En los equipos en los que los miembros trabajan de forma remota, la configuración de preferencias a nivel de usuario y de cuenta para el idioma, los días laborables, la moneda y las zonas horarias es valiosa.10
10. Portabilidad ilimitada
Para trabajar eficazmente con equipos remotos , la capacidad de llevar su trabajo a cualquier lugar es obligatoria. El software de lugar de trabajo digital basado en la nube no solo brinda a sus empleados más versatilidad, sino que también aumenta considerablemente su acceso a talentos en todo el mundo. Los trabajadores a tiempo parcial desempeñan un papel invaluable en una organización al llenar los vacíos laborales o proporcionar recursos adicionales en las temporadas de crecimiento.
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En una encuesta de Avande [5] , las organizaciones que han logrado un lugar de trabajo verdaderamente digital informaron impactos increíbles: aumento de la productividad en un 67%, mejor compromiso de los empleados en un 53% y crecimiento de los ingresos en un 43%.
Cuanto antes su organización adopte un lugar de trabajo digital moderno experimentará los beneficios de esta implementación. Más de 10,000 empresas han elegido Kissflow para administrar el trabajo y la colaboración de manera eficiente. Kissflow presta servicios a empresas de todos los tamaños y escalas a medida que se expande una organización. La cantidad de usuarios, procesos, proyectos y canales cambia según sea necesario para un negocio ágil y competitivo.
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